Au cours de la dernière décennie, la domination des espaces ouverts dans les bureaux modernes est devenue plus prononcée, déplaçant d'autres types d'organisation spatiale. Bien que l'espace ouvert améliore les interactions des employés et réduit les coûts immobiliers, il est également plus difficile de se concentrer et de se concentrer sur le travail, ce qui a un impact négatif sur la productivité et peut en fin de compte l'emporter sur les avantages.
Bien entendu, pratiquement tous les bureaux devraient avoir des espaces de communication ouverts qui augmentent la fréquence et l'efficacité des interactions des employés et augmentent la probabilité d'innovation. Cependant, ces zones créent des interférences visuelles et sonores dans les espaces ouverts qui interfèrent avec la concentration, et le travail qui nécessite de la concentration est tout aussi important que le travail d'équipe. Par conséquent, il vaut la peine de déterminer ce qui affecte exactement la concentration, comment vous pouvez éviter de la perdre et comment combiner avec compétence les zones ouvertes avec des zones pour un travail ciblé.
Tout le monde connaît le problème du bruit et de la perte de concentration dans les espaces ouverts, mais, malheureusement, peu sont sérieusement concernés par ce problème. Peut-être parce que le son ne peut pas être vu, nous sous-estimons sa signification. Par exemple, si une fuite se produisait dans le bureau, même si elle n'était pas très grave, le personnel responsable commencerait immédiatement à la réparer. Les «fuites» sonores peuvent être tout aussi dommageables pour le travail de bureau, mais pour une raison quelconque, nous ignorons facilement ce problème, contrairement à un tapis mouillé.
Selon Haworth Research Center, en moyenne, les employés perdent 28% de leur temps de travail en raison de distractions au bureau. En conséquence, ils doivent commencer leur journée de travail tôt ou rester tard afin d'accomplir toutes les tâches qui nécessitent le silence et la concentration. Ce problème est loin d'être nouveau. Les employés de bureau ont souvent besoin d'endroits pour se retirer et se concentrer, et malheureusement, ce facteur est le moins pris en compte dans les espaces de travail ouverts. Selon les statistiques de l'étude, plus de la moitié des employés pensent qu'il est difficile de se concentrer dans leur bureau, c'est pourquoi ils perdent beaucoup de temps.
En plus de l'encombrement visuel et de la pollution sonore auxquels les employés doivent faire face dans les bureaux à aire ouverte, ils sont bombardés de distractions telles que des e-mails, des smartphones bourdonnants et des messages contextuels. Un excès d'informations provenant des communications mobiles et Internet continues les «paralyse», leur laissant moins de temps pour se concentrer sur leur travail et la résolution de problèmes non standard. Le cerveau humain fonctionne de la même manière qu'il y a mille ans, mais maintenant nous avons toutes ces technologies et notre biologie n'a pas suivi le rythme de leur développement. La surcharge d'informations est rapidement devenue une tendance négative majeure sur le marché du capital humain.
Perte de concentration
Tout en travaillant sur une tâche, une personne peut se concentrer de manière à ne percevoir que les informations qu'elle considère importantes, ignorant tout le reste. C'est une capacité incroyable du cerveau humain. Cependant, lorsque de multiples distractions surviennent, l'attention passe souvent de la tâche à accomplir vers la moins importante.
Il est important de noter que les distractions peuvent être divisées en deux types: internes et externes. Et selon l'étude, il faut en moyenne 23 minutes aux employés pour se recentrer et retourner au travail interrompu par des distractions externes. Fait intéressant, ce faisant, ils se concentrent sur au moins deux autres tâches avant de revenir à celle qu'ils faisaient auparavant.
Les facteurs internes sont, en règle générale, des pensées ou des expériences personnelles qui ne sont pas directement liées au travail, par exemple ce qu'il faut manger pour le déjeuner ou ce qu'il reste pour la soirée. Le retour au travail, distrait par des facteurs internes, est un peu plus difficile et prend environ 30 à 35 minutes. Ainsi, nous consacrons beaucoup d'efforts cognitifs à contrôler nos propres pensées distrayantes. Par conséquent, il est si important de minimiser l'effet des facteurs externes - après tout, plus d'efforts sont nécessaires pour faire face aux facteurs externes, plus une personne sera souvent distraite et plus de temps sera perdu.
Plus il y a de multitâche, plus l'efficacité est faible
Le cerveau humain n'est pas capable de traiter les informations de la même manière qu'un ordinateur, qui peut effectuer plusieurs processus en même temps. Les gens ont tendance à être plus dans une séquence d'actions. Lorsque nous essayons d'accomplir deux tâches ou plus, nous avons souvent l'impression de tout faire en même temps. En réalité, passer d'une tâche à l'autre, nous perdons beaucoup de temps, et plus elles sont terminées, plus nous perdons notre concentration et plus nous commettons d'erreurs. Beaucoup se réfèrent même au multitâche comme une autre forme de distraction, car plusieurs tâches ont tendance à distraire l'attention entre elles.
Par exemple, nous avons pour tâche de remplir plusieurs verres à partir d'une bouteille d'eau. Nous ne pouvons pas les remplir en même temps, alors soit nous les remplissons complètement un à la fois, soit petit à petit, revenant à des verres vides encore et encore. Dans le premier cas, évidemment, nous allons faire face plus rapidement et plus efficacement, tandis que dans le second cas, le processus prendra plus de temps, tandis que nous pouvons verser plus d'eau devant les verres. Et plus il y a de verres, plus ce processus prendra du temps et plus nous renverserons d'eau.
La technologie peut être particulièrement difficile en multitâche, car avec toutes les distractions, nous sommes en train de nous préparer à être distraits, et la plupart des gens ne gèrent tout simplement pas bien le multitâche. Par conséquent, en nous concentrant sur une seule activité, nous travaillons de manière plus productive. Surtout dans l'état "flux".
Entrez dans le flux
Flow est un concept en psychologie développé par le psychologue hongrois Mihai Csikszentmihalyi dans les années 1970. Ce terme fait référence à un état mental dans lequel une personne est pleinement impliquée dans une certaine activité, motivée, pleine d'énergie et perd souvent la notion du temps. De cette façon, il travaille non seulement de manière plus productive, mais aussi de manière plus créative.
Les distractions externes peuvent interférer avec la concentration, mais ont peu ou pas d'effet sur ceux qui sont dans l'état «flux». Par exemple, la musique au bureau peut être perçue comme une distraction par l'un et presque inaperçue par une autre, bien que les deux se concentrent sur la même tâche. Cela peut signifier que le second est déjà entré dans l'état de «flux», tandis que l'autre essaie seulement de le faire, mais des facteurs externes interfèrent avec lui.
D'un autre côté, les stimuli externes ne doivent pas nécessairement être des distractions, mais au contraire, ils peuvent être utiles pour faire le travail. Parfois, il est nécessaire de comprendre et d'évaluer la situation extérieure et l'environnement. Cette conscience de la situation peut être utile pour certaines activités. Par exemple, lors de la conduite, une personne est concentrée, alors qu'elle doit évaluer divers facteurs situationnels: la route, les feux de signalisation, les autres usagers de la route.
Un travail de bureau productif nécessite à la fois une connaissance de la situation et une entrée dans un état «fluide». Malheureusement, il est impossible d'être dans les deux États en même temps. Par conséquent, compte tenu des tâches, des circonstances et des facteurs internes et externes actuels, les employés doivent basculer entre eux. Et l'espace de bureau devrait soutenir le travail dans chacun de ces états.
Conception de l'espace de travail de concentration
Les distractions ne disparaîtront pas, mais l'espace de bureau devrait garder le travail concentré plutôt que de créer de nouveaux obstacles à la réalisation d'un état «fluide».
Les besoins de travail des employés changent tout au long de la journée en fonction de la tâche. Par exemple, vous devez d'abord trier votre courrier, passer plusieurs appels, puis préparer une réunion, discuter des tâches avec des collègues, puis préparer une offre commerciale. Ce n'est qu'avec une approche intégrée de la conception que vous pouvez créer un espace adapté à toutes les activités répertoriées.
Cette approche holistique de l'organisation de l'espace de bureau comprend cinq principes: diversité, choix, contrôle, reconnaissance et réapprovisionnement.
La diversité. Ne choisissez pas entre les espaces ouverts et privés, vous devez fournir les deux aux employés et leur donner également la possibilité de choisir l'espace approprié pour chaque tâche. Le travail qui nécessite de la concentration peut être effectué dans n'importe quel domaine: quelqu'un est plus à l'aise dans un espace ouvert au son d'un bourdonnement de bureau, tandis que quelqu'un a besoin d'un silence complet dans un endroit isolé. L'essentiel est que les deux types d'espace soient présentés dans le bureau.
Choix. Faites confiance à vos employés pour choisir où, comment et quand ils font leur travail. Et ils pourront eux-mêmes trouver les conditions dans lesquelles ils seront les plus productifs.
Le contrôle. Donnez aux employés le contrôle de leur lieu de travail. Si vous décidez de tout pour eux, il y a une forte probabilité de se tromper sur leurs préférences. Par exemple, en décidant d'éliminer les interférences sonores parmi les employés et de les isoler des espaces communs, les entreprises peuvent dégrader considérablement l'interaction des collègues. Au lieu de cela, donnez aux employés la possibilité de réguler la confidentialité de leur lieu de travail, la fréquence des interactions avec les collègues, ainsi que l'ensemble d'accessoires, le niveau de lumière, la température, etc. La prise de conscience même qu'ils peuvent contrôler leur espace de travail peut compenser certains des effets négatifs des distractions.
Reconnaissance. Aller du point A au point B, puis au point C devrait être facile. Des dispositions claires et simples permettent aux gens de naviguer rapidement dans l'espace et d'éviter les situations délicates et le temps perdu. Une disposition vraiment compréhensible permet à un employé d'imaginer mentalement une carte du bureau, d'y trouver des collègues et de comprendre intuitivement le but de chaque zone. Lorsque vous délimitez clairement les zones fonctionnelles, vous ne surchargez pas les processus cognitifs des employés avec des pensées inutiles et ils sont immédiatement prêts à diriger leur énergie vers l'accomplissement de tâches au lieu d'essayer de naviguer dans l'espace.
Reconstitution des forces. Donnez aux employés du temps et de l'espace pour faire des pauses. Lorsque nous nous concentrons sur le travail pendant une longue période, beaucoup d'énergie est dépensée et le corps se fatigue plus vite. Nos cerveaux font des choses vraiment incroyables en nous permettant de nous concentrer sur quelque chose pendant longtemps sans prêter attention aux distractions. Par conséquent, "recharger" après une telle activité est simplement nécessaire. Une option pour recharger votre énergie est de profiter de la vue depuis la fenêtre tout en prenant une courte pause du travail, et toute entreprise devrait offrir cette opportunité. Vous pouvez également prendre de courtes pauses tout au long de la journée pour prendre une collation ou discuter avec des collègues dans des espaces informels. Une ou deux pauses plus longues, comme aller à la salle de sport ou marcher à l'extérieur du bureau, peuvent fournir le regain d'énergie nécessaire pour une session de travail plus longue. Il est important d'offrir ces options aux employés afin qu'ils soient toujours motivés à travailler avec concentration.
Le problème de la concentration dans les bureaux russes
Denis Chernichkin, directeur de Haworth Business Interiors, a donné ses commentaires sur cette étude et les a mis en corrélation avec les réalités russes.
«Le problème de la concentration dans les espaces ouverts en Russie n'est pas moins urgent qu'en Occident. Je dirais même que le problème est encore plus aigu. Le fait est que, par exemple, les entreprises américaines, pour la plupart, se déplacent assez prudemment vers l'espace ouvert et ne l'utilisent que pour des divisions ou des zones spécifiques. Dans les bureaux russes, cette transition est devenue plus nette et plus simple, sans tenir compte des spécificités des activités des employés et de leurs styles de travail. De plus, souvent dans de nombreuses rangées de "bancs" monotones, il n'y a pratiquement aucune délimitation ou barrière acoustique. Pourquoi le bruit et les autres distractions atteignent des niveaux critiques. Ceci est confirmé par nos recherches sur l'idéation dans les bureaux russes, à la suite desquelles nous recevons constamment la confirmation que dans presque toutes les entreprises, la principale plainte des employés est le manque d'intimité et l'incapacité de se concentrer.
Pour que les employés se concentrent sur leurs tâches, l'espace de travail doit fournir des zones clairement définies pour le travail d'équipe, individuel et ciblé. Ces zones ne doivent pas se concurrencer, mais se compléter. Une plus grande variété et disponibilité de tel ou tel espace permet aux employés d'utiliser l'environnement le plus approprié pour la tâche en cours et leur permet de ne pas distraire les voisins, ainsi que de soulager la monotonie ennuyeuse de la répétition des rangées d'espaces ouverts, améliorant ainsi le confort acoustique.
Et bien sûr, il est extrêmement important de former les employés à l'utilisation correcte de l'espace. Il est nécessaire d'impliquer les gens dans le processus de changement dès le début, car il est beaucoup plus facile de mettre en œuvre les idées reçues par la communication avec des collègues et de ne pas imposer les autres. Les entreprises doivent renforcer les nouveaux comportements grâce à une stratégie de changement, une communication et une formation bien articulées. Dans ce cas, ils ne rencontreront pas de résistance de la part des salariés et l'efficacité des innovations sera la plus élevée possible. Basé sur Haworth Research
