Récemment, les concepts Agile et Activity Based Working gagnent de plus en plus en popularité, et de nombreuses entreprises envisagent déjà la possibilité de les mettre en œuvre dans leur bureau, mais rencontrent certaines difficultés. La direction est souvent incapable de faire de tels changements, craignant de faire face à l'insatisfaction des employés et à une baisse de leur productivité.
Denis Chernichkin, directeur de Haworth Business Interiors, nous a expliqué pourquoi un changement dans le concept d'un intérieur de bureau peut avoir un impact négatif sur le travail de l'entreprise et ce qui doit être pris en compte afin d'organiser l'espace le plus efficacement possible.
Quelles sont les principales difficultés dans la mise en œuvre de projets tels que Agile et Activity Based Working?
- Les bureaux mis en œuvre selon ces concepts, tout d'abord, présupposent la présence de nombreux domaines fonctionnels différents qu'un employé peut choisir à sa discrétion, en fonction de la tâche spécifique et du type d'activité. Cette diversité donne une telle liberté d'action lors de la planification d'un bureau que les personnes qui en sont responsables n'ont parfois aucune idée par où commencer, sur quoi se concentrer, ou ne décident pas du tout de changements significatifs, et si elles le font, elles ne peuvent pas formuler clairement les tâche et expliquer aux architectes quel résultat doit être atteint. Habituellement, les formulations sont trop abstraites, basées sur des sentiments et des tendances plutôt que sur des faits et des statistiques concrets. Ces souhaits sont loin d'être une mission technique significative, structurée et de qualité, qui reflète les exigences d'un espace performant aujourd'hui et à distance de trois à cinq ans pour une entreprise en particulier. Le résultat peut s'avérer inadapté aux attentes du client.
Souvent, les entreprises, ne comprenant pas exactement ce qu'elles veulent obtenir, commencent à copier les idées de bureaux existants sans s'adapter à leurs propres besoins et à les mettre en œuvre dans un espace complètement différent, dans des conditions différentes, dans d'autres équipes qui ne sont fondamentalement pas prêtes à accepter de tels concepts. En conséquence, cela conduit à une diminution significative de la productivité.
Bien que ces difficultés soient plus inhérentes à la transition vers les concepts de travail agile et basé sur l'activité, elles peuvent survenir dans la création de n'importe quel espace. Bien sûr, il est plus facile de créer un bureau standard «open space», où des solutions du même type sont souvent utilisées, mais des difficultés de formulation des exigences d'espace efficace se posent également dans de tels cas.
Comment définissez-vous un espace de bureau efficace?
- C'est un espace qui rassemble les gens et où ils sont le plus productifs et efficaces. C'est l'environnement dans lequel les équipes de travail ou les spécialistes individuels peuvent maximiser leur potentiel, lorsque l'espace environnant ne les gêne pas, mais les aide. Et comme chaque équipe et chaque spécialiste a des caractéristiques individuelles, l'espace effectif est unique à chaque organisation individuelle. Il n'y a pas de scénario unique ou de réponse correcte, car beaucoup dépend des objectifs de l'entreprise. Pour certains, en ce moment, il est important de réduire les coûts, de réduire les mètres carrés par personne, pour d'autres - de créer un nouveau produit ou d'apporter une nouvelle technologie sur le marché, pour quelqu'un - d'augmenter la satisfaction client et la qualité de service. Parfois, ces tâches sont en conflit. Par conséquent, chaque entreprise doit déterminer quels sont ses objectifs, les critères de réussite et comment les atteindre, et comment l'espace peut aider à remplir ces tâches.
Je suggérerais de commencer par identifier un paramètre très important - la culture organisationnelle. C'est elle qui distingue les entreprises les unes des autres. C'est une caractéristique extrêmement importante qui est souvent sous-estimée sur notre marché, même si son importance est reconnue depuis longtemps dans le monde. Connaître et comprendre la culture de votre entreprise permet de déterminer plus facilement l'espace dont elle a besoin.
Comment la culture peut-elle être liée à l'espace?
- La culture affecte littéralement tous les aspects des activités d'une organisation, y compris la gestion, les processus d'affaires, les produits créés, l'attraction et la rétention des employés, le système de prise de décision, la réputation et bien plus encore. Il crée un sentiment de sécurité, un engagement envers l'entreprise et influence la satisfaction et la productivité des employés. Par conséquent, il est souvent considéré comme un atout à part entière et très important de l'organisation.
Habituellement, la culture dans une entreprise est associée à des choses formelles, telles que les valeurs d'entreprise, les normes de travail, les codes de conduite - les facteurs dits visibles. Mais il existe également des facteurs invisibles qui déterminent les règles et les habitudes tacites des gens. Dans ce domaine, l'espace de travail joue également un rôle important, y compris l'architecture, les intérieurs et les solutions de mobilier. Autrement dit, l'espace de travail est une partie importante de la culture organisationnelle et doit y correspondre. C'est comme une pièce de puzzle tirée d'un autre ensemble - non seulement cela ne correspondra pas aux éléments voisins, mais cela ruinera complètement l'image. C'est la même chose avec l'espace. À bien des égards, cela façonne la façon dont un employé travaille, donc si l'espace ne correspond pas à la culture actuelle, les gens travailleront à l'encontre des valeurs de l'entreprise.
Il s'avère que si vous déplacez un employé d'un bureau à un autre sensiblement différent du précédent, il travaillera différemment?
- Certainement. Bien sûr, ce changement ne sera pas toujours aussi tape-à-l'œil, mais le fait est que le type d'espace, les fonctions qui y sont disponibles et la culture organisationnelle en général déterminent la façon dont une personne aborde les tâches, interagit avec ses collègues et prend des décisions. Après tout, même si nous n'y pensons généralement pas, l'influence de la culture sur notre comportement est vraiment grande. Cela vaut la peine de changer de lieu, et nous nous comportons déjà inconsciemment différemment.
J'aime le dicton de Winston Churchill: "Nous définissons d'abord la forme de nos bâtiments, puis nos bâtiments déterminent la forme de notre comportement." Et c'est effectivement le cas. Prenons, par exemple, à titre de comparaison, le comportement des personnes en dehors du bureau - dans un restaurant cher et dans un pub ordinaire. Dans le premier cas, nous essayons de faire correspondre le niveau - un style vestimentaire formel, un ton calme, souvent une conversation sur des sujets intellectuels. Mais imaginez que nous sommes dans un pub - notre comportement sera plus libre et informel. La même chose se produit dans les bureaux - l'espace affecte directement le comportement et le style de travail des employés.
Et si les employés n'aiment pas l'espace dans lequel ils travaillent? Comment cela les affectera-t-il?
- C'est une question extrêmement importante. L'insatisfaction des employés à l'égard des espaces de bureau, où, par exemple, il est impossible de trouver un espace fonctionnel confortable adapté à une tâche spécifique, ou il y a de nombreuses distractions gênantes, crée un effet négatif significatif. Mais, malheureusement, les employés ne peuvent pas modifier seuls l'espace existant. Une telle autorité incombe aux professionnels responsables de la création de l'intérieur des bureaux, qui doivent prendre en compte les caractéristiques culturelles de l'organisation afin de créer l'environnement le plus confortable. En outre, en raison des différents types d'activités des départements au sein d'une même organisation, il existe des soi-disant sous-cultures, qui doivent également être prises en compte lors de la conception.
Nous savons tous que l'architecture des différents pays et villes est différente les unes des autres, reflète les caractéristiques culturelles et crée une atmosphère unique. Au bureau, tout est pareil - la conception et l'architecture de l'espace de bureau doivent refléter l'individualité de l'organisation et de ses divisions.
Comment définir votre culture organisationnelle et comprendre quel espace lui convient le mieux?
- C'est en fait assez simple. Il existe une classification basée sur 25 ans de recherche par les professeurs Cameron et Quinn de l'Université du Michigan appelée «Valeurs concurrentes». Les scientifiques ont identifié quatre valeurs dominantes dans les entreprises: la coopération, la rivalité, la création et le contrôle. Chaque valeur est associée à un ensemble de caractéristiques de l'espace de travail qui maximise sa prise en charge. D'ailleurs, ce modèle a été reconnu par de nombreux experts comme très efficace et est entré dans le top 50 des meilleurs outils commerciaux de l'histoire selon la notation du Financial Times.
Par exemple, regardons les entreprises où la valeur de contrôle domine. Pour ces organisations, la clé est de faire le travail «correctement». Ils se caractérisent par une structure organisationnelle claire, une hiérarchie, un contrôle strict, une abondance de protocoles et de procédures et une interaction formelle avec les employés. Il s'agit le plus souvent de grandes entreprises bureaucratiques et d'agences gouvernementales, ainsi que de départements financiers et juridiques. L'espace dans ce cas devrait être caractérisé par un agencement ordonné et compréhensible des lieux de travail, maintenir la hiérarchie et le statut, être équipé de hautes cloisons et de zones spécialement désignées pour l'interaction, plutôt que de salles de réunion séparées. Les lieux de travail sont généralement isolés, rigoureusement divisés en départements à proximité du patron, des couleurs conservatrices sont souvent utilisées à l'intérieur.
A titre de comparaison, prenons la valeur opposée "Création". Les entreprises dominées par cette valeur se caractérisent par la volonté de fabriquer d'abord un produit ou un service, elles se concentrent sur l'innovation, sur une réflexion out-of-the-box, sur la volonté de devenir un leader grâce à de nouveaux développements et une mise sur le marché plus rapide de une offre unique. Ce type est souvent associé aux entreprises informatiques ainsi qu'aux agences de marketing créatif, mais en fait, presque toutes les entreprises qui créent leur propre produit ont cette valeur, surtout si elles occupent une position de leader dans son secteur. Pour de telles entreprises, il est extrêmement important de pouvoir organiser des discussions de groupe, des brainstormings, des réunions, partager de manière informelle leurs idées avec des collègues à tout moment. Par conséquent, ce type d'organisation nécessite de nombreux endroits différents pour un travail individuel ciblé, ainsi que pour l'interaction collective et les réunions spontanées, de grandes surfaces pour l'affichage visuel de l'information, des espaces plus spacieux avec une bonne perspective, car il favorise l'imagination, plus complexe et disposition organique, manque d'uniformité dans la conception et la répétition, solutions intérieures inspirantes, moins de restrictions et plus de liberté, et de nombreux domaines différents pour la créativité avec une bonne acoustique, car le processus de création est très facilement détruit.
Mais la chose la plus importante à retenir est que chaque entreprise combine toujours les quatre valeurs. En règle générale, deux d'entre elles dominent, mais, dans tous les cas, la culture organisationnelle de chaque entreprise est une combinaison unique de toutes ces valeurs, qui sont présentes dans certaines proportions. Par conséquent, vous ne pourrez pas trouver des entreprises ayant la même culture. Connaissant votre propre culture organisationnelle, comprenant l'équilibre des valeurs clés, vous pouvez avoir une idée claire de l'espace nécessaire pour chaque département spécifique et l'entreprise dans son ensemble.
Comment identifier exactement la culture d'une entreprise?
- Une approche scientifique globale est nécessaire pour un diagnostic clair de la culture organisationnelle de l'entreprise et de ses divisions. Chez HAWORTH, nous avons notre propre méthodologie brevetée CultureLENS ™ pour effectuer ce type de recherche. Grâce à la technologie informatique, tous les employés peuvent participer à cette étude, en répondant à distance à des questions pour analyser la culture organisationnelle actuelle. Les hauts dirigeants répondent à des questions supplémentaires qui aident à déterminer la culture organisationnelle préférée qu'ils aimeraient voir dans leur entreprise dans 2-3 ans. Toutes les réponses sont traitées par un ordinateur, ce qui permet aux experts et aux stratèges des espaces de bureau de rédiger des conclusions et des recommandations individuelles pour le client. Par exemple, comparer les cultures actuelles et préférées peut vous aider à comprendre dans quelle direction aller et quels changements doivent être mis en œuvre dans l'espace de bureau pour obtenir les résultats souhaités sans provoquer de rejet et de résistance de la part du personnel.
Ai-je bien compris que les résultats de l'étude de la culture organisationnelle constituent la base des termes de référence pour la conception du bureau? Les clients doivent-ils fournir autre chose?
- Oui, le résultat de l'étude est un rapport détaillé, qui est un cahier des charges, un cahier des charges détaillé pour la création d'un futur bureau avec des exemples de solutions spatiales qui soutiendront la culture organisationnelle préférée de l'entreprise étudiée. Mais j'ai parlé d'un seul outil, bien que fondamental. En plus de la culture organisationnelle, il est important de comprendre d'autres caractéristiques individuelles de l'organisation - styles de travail existants, types d'interaction entre les services et les employés, statistiques sur l'utilisation des lieux de travail et des lieux communs, satisfaction personnelle à l'égard de l'espace de travail actuel, etc. Il existe des recherches supplémentaires pour aider les entreprises à identifier toutes ces fonctionnalités.
En conclusion, je tiens à souligner une fois de plus que chaque entreprise, lors de la conception d'un nouveau bureau ou de la rénovation d'un bureau existant, doit s'analyser soigneusement et ses besoins. Il est possible que cette organisation n'ait pas besoin de passer à Agile ou Activity Based Working. Personne n'est chargé de suivre la mode ou d'être à la mode, notre responsabilité est de créer le bon espace qui augmente la productivité, la satisfaction et l'engagement des employés. Après tout, les personnes sont le principal atout de toute entreprise.
